一従業員からDXを始める方法は？『長尾一洋 ラジオde経営塾』11/21（月）放送

■一従業員からDXを進める方法は…

ご相談者はラジオネーム”シロウサギ”さんです。

ご相談：
建設機械メーカーの生産管理課で働いています。

工場ということもあり、多くの業務を紙で処理しています。

本社の方ではNIコンサルティングのお世話になっており、ペーパーレス化されてきているようです。

しかし、工場側ではその兆しはなく、このまま待っていると何年かかるかわかりません。

自身の担当業務の範囲から何か行いたいと考えていますが、一従業員からDXを進めるにはどこから手をつけたらよいでしょうか?

松尾アナ：嬉しいですね！NIコンサルティングを本社の方でお使いだということで。

長尾社長：本当ですよ！素晴らしい！工場でも使ってくれたらいいんですけどね（笑）

松尾：そして一従業員としてどうしたらいいかという、非常に素晴らしい方だなと。

長尾社長：まさに当事者意識の持ち主。大切なことです。本当に。

■作業や処理の手順をワークフローに乗せていく

自分のできる範囲からDXを推し進めようというシロウサギさんの志に、長尾社長と松尾アナも感銘を受けた様子。

長尾社長はまず具体的に何をすればいいのかをズバッと回答しました。

長尾社長：まずどこの会社か教えてくれたら、私から本社にご提案するところなんですけども（笑）。ラジオネーム・シロウサギさん、匿名ですのでそこはちょっと置いておきます。

工場、生産現場ですので、業務手順書とか作業指示書とか購買の申請とか、いろいろなものを紙で処理されておられると思います。

ここにワークフローという、デジタルツールを導入していくのが一番手っ取り早くて業務改善にもなり、DXを進めていく基盤になるのではないかと思いますね。

■ワークフローの基本をおさらい

松尾アナ：ワークフローに乗せていく…。私、まだわかるようでわかっていない部分があるんですが、もう一歩手前くらいから教えてください！

長尾社長：ワークフローというのは、一般的な言葉に近づけると”電子稟議書”みたいな。稟議を回すのをデジタルでやるということですね。

松尾アナ：紙を持ってハンコをもらいにいくみたいなことですかね。

長尾社長：そうそう。決済をもらうようなイメージですよね。そういうことにも使えるんですけども。

部署Aで担当者が起案したものを上司が承認したら、部署Bに回りその担当者が見て上長がチェックして、そしてまた次に部署Cに回っていく。

そういったルールが全部設定されていて、手順通りに回っていくというエンジンなんですよ。

仕事にはAからBに行くものもあれば、AからDに直接行くとか、いろいろなものがありますよね。

例えば「金額が◯◯以上だったらこう」とか「個数が◯○を超えていたらこっちに回る」とか「上司の承認がいる、いらない」とか全部ルールを決めておくことができる。

そういうエンジン、そういう仕組みのことをワークフローと言います。

 

■ワークフロー導入のメリットは？

業務改善にもつながるというワークフロー。長尾社長からは次に、その具体的なメリットの説明がありました。

長尾社長：設定は必要ですが、一度設定すればルール通りに動いていく。

紙は物理的に持っていく必要がありますし、紛失とか、「今どこにあるかわからん」とかの問題が起こったりしますよね。

デジタルに乗っけると、処理ももちろん速くなりますし、場合によれば担当者や上司が休んでいても、家から承認できたりもします。

どこにあるかがわかりますので、次の段階の人が「この人、今日休みで滞留しちゃってるから、内容見て引き上げて次に飛ばそう」とできたり。

例えば1日以上放置されたら自動的に次に行くなども、全部決めておくことができます。

紙だとそんなことできませんね。エライ人の机の上にずっと紙が溜まっていたり。工場なので、何日も滞留ということは多分ないでしょうけども。

今はもうスマホでも使えるので、いちいちパソコンを置かなくても、ポケットに入れておけばできるようなものです。なんとかウォッチをつけておけばそれでわかったりもします。

そういう意味で言うと、かなりいろいろなものが改善されていくと思います。

また工場から紙が無くなれば、今まで紙を置いていたラックだとか箱だとかも全部整理されて工場も整理されますし、無駄な紙もなくなるので、当然コストが下がりますよね。

 

■コストアップではなくコストダウン！会社説得大作戦

さらに工場へのワークフロー導入を会社にスムーズに承認してもらうための作戦も伝授されました。

長尾社長：シロウサギさんの場合は、私どもの素敵なツールが本社に入っていますので、ちょっとコストを足していただくと工場でも使えます。

だけど「コストアップする」と言ったら怒られちゃうかもしれないから「いやいや、そのぶん紙も減って場所も整理することでコストダウンができるんですよ！」と。

コストアップではなく実はコストダウンの提案なんだということで、こういうものを使わせろ、と。
そしてワークフローというエンジンを、ノーコードで自分達で設定して使っていくと。

手順を全部プログラミングするとか、設定を外部の業者さんにお願いすると、そこでまたコストがかかります。
だけど自分達でやればいいわけなので。シロウサギさんは自分達で何かやりたいということでございますので、それを是非自分達でやって。

いっぺんできるようになったら、手順が変わったり生産の工程が変わっても、全部自分達で流れを変えていくことができるようになりますよ。

 

■『シロウサギ』さんへの回答まとめ
・現在紙でおこなっている作業や処理手順を「ワークフロー」にのせていく。

・ワークフローとは「電子稟議書」のようなもの。処理のルールを設定すると、手順通りに回っていく。

・手順の設定やプログラミングを外部に依頼するとコストがかかってしまうが、自分達でノーコードで行うこともできる。
・処理速度アップや、紙がなくなることで工場が整理されるなど、業務改善につながる。

・本社でNIコンサルティングをお使いいただいているとのことなので、少し費用を足せば工場でも活用できる。「コストアップではなくコストダウンの提案」ということを本社説得の材料にしよう。

 

 

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